IN 25/2020:  Processo de emissão de NF com as informações do lote no RS

10/05/2021

Desde 30 de abril de 2021 passaram a valer as disposições da Instrução Normativa nº 25/2020, publicada pela Secretaria da Agricultura, Pecuária e Desenvolvimento Rural do Rio Grande do Sul (SEAPDR), que estabelece a obrigatoriedade de inserir na nota fiscal de venda: o número do lote; a quantidade do produto; a data de fabricação/produção e a data de validade dos defensivos comercializados no Rio Grande do Sul. Tal exigência está baseada na Nota Técnica 2016.002 da Secretaria da Fazenda.

A publicação da normativa gerou dúvidas nos estabelecimentos comerciais ao transmitir os dados fiscais. Neste contexto, é importante distinguir cada documento envolvido no processo: a NF-e, o DANFE e o XML.

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é o documento que registra operações comerciais. É emitido e armazenado eletronicamente e a validade jurídica da NFe é garantida pela assinatura digital do remetente.

O Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica (DANFe) é um layout com o resumo das informações presentes na Nota Fiscal Eletrônica. O DANFe não possui validade jurídica, mas deve ser impresso para acompanhar o transporte de uma mercadoria.

Já o arquivo XML da Nota Fiscal eletrônica é o documento que possui validade jurídica. Ele dispensa impressão, pois é justamente armazenado e entregue em escriturações para a Secretaria da Fazenda e Receita Federal de forma digital.

Portanto, o distribuidor deve na recepção e no envio das mercadorias conferir os lotes anunciados nas embalagens com as informações contidas na NFe, DANFE ou XML para evitar qualquer erro nas operações de recebimento e envio.  Caso ocorra divergência das informações, o distribuidor deve solicitar a correção ao seu fornecedor.

Quando um fornecedor emite uma NF-e ao estabelecimento comercial é gerado um arquivo XML da nota, enviado por correio eletrônico. Sendo assim, cabe ao Distribuidor, realizar a conferência das informações enviadas com os produtos entregues.

O processo de conferência entre informações da nota emitida pelo fabricante e os produtos entregues é uma atividade essencial, considerando as penalidades previstas na Lei 7802 de 1989 de Decreto 4074 de 2002, uma vez que, o ato de aceitar a mercadoria sem a conferência da NFe, XML ou DANFE, configura que o estabelecimento comercial assume a responsabilidade por um produto não identificado no documento fiscal, conforme anunciado pelo artigo 754 do Código Civil de 2002.

 

O lote a ser anunciado na nota fiscal das mercadorias registradas no MAPA como defensivos agrícolas possui a seguinte configuração:

 

Sendo: 001 o número de partidas; 21 o ano de fabricação; e 1600 o número de unidades que compõem a partida.

Caso o dia de fabricação e/ou da validade não estejam descritos na embalagem do defensivo, a orientação da SEADPR é que deve ser utilizado o último dia do mês, por exemplo: 31/mês/ano

É importante destacar que, a quantidade exigida pela Nota Técnica Sefaz 20160002 não é a quantidade comercializada, pois esta já está presente na Nota Fiscal. A informação exigida é que está presente no número do lote denominada pelo campo “Quantidade de produtos que compõem cada partida”, ou seja, no exemplo acima seria o número 1600.

Para facilitar o entendimento, segue exemplo:

 

Na foto o lote anunciado é 054-20-08800; Data de Fabricação Set/2020 e Validade Set/2023. Sendo assim, seguindo o exemplo da imagem acima, o processo de emissão deve seguir o seguinte padrão:

Preenchimento da NF: A nota fiscal deve ser preenchida da seguinte forma:

 

XML : O arquivo XML da NF-e, o  formato digital da nota fiscal eletrônica emitida nas vendas de produtos, deve seguir o seguinte padrão de dados:

< Rastro>

<nLote> 0542008800 </nLote>

<qLote> 8.800 </qLote>

<dFab> 2020-09-31 </dFab>

<dVal>2023-09-31 </dVal>

<cAgreg> </cAgreg>

</prod>

 

Os produtos iguais, de mesma volumetria, porém com lotes, data de fabricação e ou validade distintos devem ser identificados na Nota Fiscal de forma separada. Assim, a rastreabilidade é implantada de forma concreta, pois se saberá quantas embalagens foram entregues de cada lote. Para facilitar o entendimento segue o exemplo:

Vale destacar que, também é obrigatória a inserção na NF do número da receita agronômica que deu origem a recomendação de compra do produto. Recomendamos inserir o número da receita agronômica no campo observações da NF.

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